Användarhandledning för ExSIE

Systemkrav och licensiering

ExSIE fungerar på Windows och Mac och tar mindre än 1 MB i lagringsutrymme.

• För att kunna köra ExSIE behöver du en aktiv version av Microsoft Excel samt fungeradne internetuppkoppling. Google kalkylark eller andra Excelmotsvarigheter stöds ej.
• Programmet behöver utöver detta giltig licens för. Denna köps i webbshopen på denna hemsida. Det finns också gratis testlicens.
• Licensiera produkten genom att klistra in produktnyckeln levereras i mailet tillsammans med programmet.

Uppstart

Placera filen/Excelbladet du får från webbsidan i den mapp du vill arbeta i. SIE-filer och bokföringsunderlag genereras i samma mapp som bladet placeras i.

För att kunna köra ExSIE måste makron tillåtas. Eftersom makron kan vara känsliga ur säkerhetsperspektiv måste de först tillåtas. Följ nedanstående steg för att aktivera makron:

PC/Windows

Innan du öppnar ExSIE på Windows:

• Högerklicka på filen och gå till egenskaper.
• Markera ”Avblockera” i rutan avseende ”Säkerhet”.
• Placera filen i en mapp på det lokala lagringsminnet, inte på en molntjänst som OneDrive. Undvik även att lägga filen på skrivbordet, eftersom dessa filer ibland hamnar automatiskt på OneDrive.

Öppna ExSIE.

• Klicka på knappen ”Aktivera redigering” på den gula varningsbannern.

Stegen beskrivna ovan behöver endast göras första gången du laddar ned ExSIE. Observera: Vissa Windowsanvändare får körfel 52. Det beror sannolikt på att ExSIE befinner sig i en mapp som lagras på OneDrive. Läs mer om detta i avsnittet teknisk support och felsökning.

Mac

Vid uppstart på Mac får du ett antal dialogrutor enligt skärmklipp nedan.

• Vid frågan om makron, välj ”Aktivera makron”.
• Vid frågan ”Bevilja filåtkomst” som dyker upp första gången en SIE-fil ska skapas, välj ”Markera …” sedan ”Bevilja åtkomst”

Stegen beskrivna ovan behöver endast göras första gången du laddar ned ExSIE. Om du får felkod 75 vid första körningen, se avsnittet teknisk support och felsökning.

Information för att köra programmet

Grunduppgifter

Inledningsvis behöver du fylla i följande uppgifter:

• Produktnyckeln infogas i ruta E6
• Företagets namn skrivs i C3. Observera att endast tecken som är kompatibla med filnamn får fyllas i (tex inte \ / : * ? ” < > | )
• Organisationsnummer i C4
• Räkenskapsår sätts automatiskt till kalenderår nuvarande år, men går att ändra manuellt i E3 och E4.

Uppgifterna behöver endast fyllas i en gång, och med fördel kan Excelbladet sparas i detta läge för snabbare uppstart vid kommande bokföringstillfällen.

Obligatoriska och valfria uppgifter

Antal verifikationer

ExSIE kan köras i två lägen enligt följande beskrivning:

Formatering

ExSIE hanterar bokstäverna Å, Ä och Ö olika beroende på vilken inställning du väljer. Detta för att Excel inte kan generera textfiler (SIE) i PC8-formatet som är det ursprungliga SIE-formatet. Vid användande av operativsystemets förvalda teckenuppsättning försäkras kompabilitet med alla bokföringsprogram genom att välja någon av nedanstående alternativ. 

Du som användare rekommenderas att prova dig fram till vad som passar dig bäst:

Generera SIE

När bladet är ifyllt klickar du på den gröna knappen Generera SIE.

• Programmet kontrollerar först att bladet är korrekt ifyllt och att applikationen är licensierad. 
• När programmet körs genereras SIE-fil och bokföringsunderlag på PDF.
• Filerna sparas i samma mapp som programmet öppnats ifrån.

Utskrift av bokföringsunderlag

ExSIE genererar automatiskt bokföringsunderlag som PDF. Filen sparas på samma plats som SIE-filen.

• Dina inställningar för utskrift i Excel påverkar hur ExSIE genererar PDF-underlag.
• Om du inte är nöjd med utseendet på bokföringsunderlaget, tryck ctrl+P och ändra som du vill.

Återställ bladet

När önskade filer är genererade kan bladet rensas. Knappen Återställ bladet rensar…

• Radbeskrivningar, konton, kostnadsställen osv.
• Belopp (nollställs)
• Verifikationstext
• Återställer bokföringsdatum till dagens datum
• Väljer läget ”En verifikation”.

Importera SIE

Knappen ”Importera SIE” låter dig som användare välja SIE-fil som ska importeras. När fil valts så importeras fälten från SIE-filen direkt till aktuellt blad. Observera att endast de fält som ExSIE kan exportera, är de fält som kan importeras. Således kan endast transaktionverifikationer importeras, och dimensionerna kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt.

Efter import kan data redigeras och genereras tillbaka till SIE om så önskas. Observera då att inställningarna måste överensstämma, exempelvis att en/flera verifikation(er) behöver överensstämma med det som är aktuellt i bladet. 

Teknisk support och felsökning

ExSIE genererar ibland egna felmeddelanden som kan bero på följande:

• Ej licensierad produkt
• Ingen internetuppkoppling
• Felaktig ifyllnad av celler
• Programmet körs i skrivskyddad mapp

Felmeddelanden av generisk typ kan också genereras av Excel. Vissa av dessa beror på egenskaper associerade till användarens datormiljö. Felen yttrar sig ofta med ett meddelande som innehåller ”Körfel XX” (XX=numeriskt värde). Felen kan bero på:

• Blockering av internetanslutning i brandvägg
• Programmet körs i servermiljö
• Programmet körs i molntjänst (Microsoft OneDrive tenderar ställa till det för många användare – ibland är mappar kopplade till OneDrive utan att man som användare känner till det)

Körfel 52 (Windows)

Om du får körfel 52 beror detta högst sannolikt på att filen lagras på OneDrive, även om du som användare kanske inte tror det. I senare versioner av Windows kan exempelvis filer som läggs på skrivbordet synkroniseras med OneDrive automatiskt. Om du får körfel 52 bör du därför testa att flytta filen till en annan mapp (som inte har någon koppling till OneDrive). Testa exempelvis ”Hämtade filer”.

Körfel 75 (Mac)

Om du använder en Mac och får körfel 75 kan detta bero på att ditt företagsnamn innehåller specialtecken som å, ä eller ö. Excel för Mac gillar inte dessa tecken i filnamnen, och en lösning är därför att byta ut dessa bokstäver i fältet ”Företagsnamn”, så att till exempel ”Härnösand AB” skulle bli ”Harnosand AB”.

Om du fortfarande har problem

Om du undersökt stegen ovan och fortfarande har problem, kontakta oss! Beskriv problemet, och bifoga information så som skärmklipp på felmeddelande, datorspecifikation, mappadress och liknande. Du kan också skicka hela excelbladet med bokföringsinformation. Tänk dock på att inte skicka för företaget känsliga bokföringsuppgifter som du eventuellt inte har rättighet att lämna ut!

Guide för Fortnoxanvändare

Eftersom majoriteten av ExSIEs kunder använder Fortnox som bokföringsprogramvara följer en instruktion för att läsa in genererad SIE-fil i Fortnox:

Läsa in fil

• Klicka på företagsnamnet för att öppna alternativlistan
• Välj ”Import”,sedan ”Läs in fil”. Välj .se-filen som ExSIE genererat.

Importguiden

• Välj alternativen ”benämning från befintlig kontoplan” respektive ”SRU från befintlig kontoplan”.
• ”Importera endast använda”-frågan spelar ingen roll
• Kontrollera att åtgärden ”Koppla” används på samtliga rader, konton såväl som kostnadsställen. Om annan åtgärd valts vid import av SIE-filen har Excelbladet fyllts i med konton/kostnadsställen som en finns i Fornox register.
• Om ovanstående hänt, ändra i Excelbladet och generera ny fil, alternativt välj ”koppla” och ändra direkt i Fortnox